Otázka zní, jak správně v mezích zákona svolat valnou hromadu? Pozvánka na valnou hromadu má předepsanou formu i obsah (zákon o obchodních korporacích). Nedodržení může mít za následek, že valná hromada bude neplatná a budou zrušena veškerá usnesení, která na ni byla přijatá.
Forma pozvánky na valnou hromadu může být upravena například ve společenské smlouvě (společnost s ručením omezeným), jinak platí její písemná forma. Za správnost odpovídá jednatel, který valnou hromadu svolává. Je třeba ji doručit v zákonném předstihu všem společníkům/akcionářům na adresy, které jsou uvedeny v seznamech společníků/akcionářů. Pozvánku tak musí každý společník/akcionář dostat minimálně 15 dnů před datem konání valné hromady. Proto doporučuji zaslat pozvánku s dostatečným časovým předstihem. V opačném případě hrozí, že platnost valné hromady může být ze strany společníků/akcionářů napadnuta. Povinnost společnosti je učinit vše tak, aby zajistila odpovídající informovanost společníků/akcionářů a Ti se mohli s dostatečným předstihem na valnou hromadu připravit.
Obsah pozvánky je její další důležitou součástí. Společník/akcionář se musí z pozvánky dozvědět místo a čas konání valné hromady, pořad jednání a návrh usnesení, která mají být valnou hromadou přijata. Z rozsudku Nejvyššího soudu ze dne 10.3.2020, sp.zn. 27 Cdo 4108/2018: “Pozvánka na valnou hromadu je právním jednáním společnosti a jako taková podléhá (mimo jiné) i požadavku na její určitost a srozumitelnost, jakož i pravidlům výkladu právních jednání. Vždy je přitom nutné mít na zřeteli smysl a účel právní úpravy pozvánky.”
Je-li v pozvánce na valnou hromadu uvedeno, že na pořadu jednání je pouze rozdělení zisku za poslední účetní období, nelze očekávat, že by se rozhodovalo o nerozděleném zisku za minulá období. Záležitosti, které nebyly zařazeny na pořad jednání valné hromady, lze na jejím jednání projednat nebo rozhodnout jen tehdy, projeví-li s tím souhlas všichni společníci/akcionáři.
Termín jednání musí být určen vhodným dnem a vhodnou hodinou. Nedoporučuje se víkend, státní svátek nebo brzké ranní či noční hodiny. Takové jednání by se mohlo považovat za účelové s cílem ztížit účast společníků/akcionářů na valné hromadě. Obdobně je nutné volit i vhodné místo, jednoduše dostupné s dostatečnou kapacitou prostoru pro pozvané.
Návrh usnesení je třeba formulovat na pozvánce co nejpřesněji. Cílem je, aby se společníci/akcionáři mohli již na základě pozvánky připravit na svoji účast na valné hromadě.
Ještě připomenu možnost opožděného svolání valné hromady. To lze zhojit tím, že se společník (obvykle přímo na valné hromadě) vzdá svého práva na včasné a řádné svolání valné hromady. Pokud tak neučiní, opožděně svolaná valná hromada bude stižena vadou, která bude moci způsobit její neplatnost.
